Assistenz der Geschäftsführung: Karriereleitfaden

Was ein Executive Assistant macht

Ein Executive Assistant unterstützt Führungskräfte bei organisatorischen, administrativen und oft auch geschäftlichen Aufgaben. Je nach Unternehmen und Rolle kann die Arbeit unter anderem Folgendes umfassen:

• Termine koordinieren und Besprechungen vorbereiten
• Geschäftsreisen planen und Unterlagen zusammenstellen
• E-Mails und andere Korrespondenz bearbeiten
• Informationen recherchieren und Präsentationen oder Berichte erstellen
• Als Ansprechperson für Mitarbeitende, Kundschaft und externe Kontakte dienen
• Vertrauliche Informationen sorgfältig behandeln
• Projekte nachverfolgen und dafür sorgen, dass vereinbarte Aufgaben erledigt werden

Die Rolle geht häufig über klassische Büroorganisation hinaus. Executive Assistants helfen dabei, Prioritäten im Blick zu behalten und den Arbeitsalltag einer Führungskraft effizient zu gestalten.

Ein typischer Arbeitstag

Der Tagesablauf hängt von der Führungskraft und dem Unternehmen ab. Häufig gehören dazu:

• Den Kalender prüfen und kurzfristige Änderungen koordinieren
• Besprechungen organisieren und notwendige Informationen vorbereiten
• Nachrichten sortieren und dringende Anliegen weiterleiten
• Reisepläne abstimmen und Buchungen verwalten
• Aufgaben und Fristen im Blick behalten
• Mit verschiedenen Teams zusammenarbeiten und offene Punkte nachverfolgen

Da sich Prioritäten schnell ändern können, ist kein Tag unbedingt wie der andere. Es kann nötig sein, Pläne kurzfristig anzupassen und dabei ruhig und strukturiert zu bleiben.

Fähigkeiten, die Sie brauchen

Organisation und Zeitmanagement

Sie sollten mehrere Aufgaben gleichzeitig koordinieren, Fristen beachten und Prioritäten sinnvoll setzen können.

Kommunikation

Klare, höfliche und professionelle Kommunikation ist wichtig – sowohl schriftlich als auch mündlich. Dazu gehört auch, Informationen passend zur jeweiligen Person und Situation weiterzugeben.

Sorgfalt und Diskretion

Executive Assistants arbeiten oft mit vertraulichen Unterlagen und sensiblen Informationen. Genauigkeit und verantwortungsvoller Umgang mit Daten sind daher entscheidend.

Flexibilität und Problemlösung

Termine können sich ändern und unerwartete Aufgaben auftauchen. Hilfreich ist, schnell Lösungen zu finden und auch unter Zeitdruck den Überblick zu behalten.

Digitale Kompetenzen

Sicherer Umgang mit Kalendern, Textverarbeitung, Tabellen, Präsentationsprogrammen und digitalen Kommunikationstools ist meist erforderlich. Die konkreten Programme unterscheiden sich je nach Arbeitgeber.

Wie Sie Executive Assistant werden

Ausbildung

Ein bestimmter Studienabschluss ist nicht immer Voraussetzung. Eine kaufmännische Ausbildung, eine Ausbildung im Büro- oder Verwaltungsbereich oder ein Studium mit Bezug zu Wirtschaft und Kommunikation kann jedoch nützlich sein.

Wichtiger als ein bestimmter Abschluss sind oft passende Berufserfahrung, gute organisatorische Fähigkeiten und ein sicherer Umgang mit digitalen Werkzeugen.

Zertifizierungen

Zertifikate in Büroorganisation, Projektkoordination, Buchhaltung oder relevanter Software können Ihre Kenntnisse belegen. Welche Qualifikation sinnvoll ist, hängt von der angestrebten Stelle und den Anforderungen des Arbeitgebers ab.

Einstiegswege

Mögliche Einstiegspositionen sind zum Beispiel:

• Assistenz im Büro oder in der Verwaltung
• Teamassistenz
• Sekretariat
• Empfang oder administrative Unterstützung
• Assistenz in einem Projektteam

In solchen Rollen können Sie Erfahrung in Terminplanung, Kommunikation und Organisation sammeln. Mit wachsender Verantwortung können Sie sich auf die Unterstützung von Führungskräften spezialisieren.

Karriereweg

Ein typischer Karriereweg kann so aussehen:

• Einstieg: Büroassistenz, Empfang oder administrative Unterstützung
• Weiterentwicklung: Teamassistenz oder Assistenz einer Abteilung
• Spezialisierung: Executive Assistant für eine Führungskraft oder ein Leitungsteam
• Weitere Entwicklung: Senior Executive Assistant, Leitung eines Assistenzteams oder Aufgaben in der Projekt- und Bürokoordination

Der konkrete Weg hängt von Ihrer Erfahrung, den Fähigkeiten, die Sie ausbauen, und den Möglichkeiten im Unternehmen ab. Manche Executive Assistants übernehmen mit der Zeit mehr Verantwortung für Projekte, interne Abläufe oder die Koordination mehrerer Führungskräfte.

Ist der Beruf das Richtige für Sie?

Die Rolle könnte gut zu Ihnen passen, wenn Sie gern organisieren, zuverlässig arbeiten und sich auf unterschiedliche Menschen und Aufgaben einstellen können. Besonders hilfreich sind Geduld, Eigeninitiative und die Fähigkeit, vertrauliche Informationen diskret zu behandeln.

Bedenken Sie auch, dass häufige Planänderungen, kurzfristige Anfragen und ein hohes Maß an Verantwortung zum Arbeitsalltag gehören können. Wenn Sie Abwechslung mögen und anderen gern dabei helfen, ihre Arbeit gut zu strukturieren, kann der Beruf eine passende Wahl sein.

Aktuelle Gehaltsangaben finden Sie im Gehaltsratgeber.