Formateringsregler för ATS-vänliga cv:n: typsnitt, layout och filformat

ATS-säker formatering av ditt cv: typsnitt, layout och filtyp

Ett välskrivet cv behöver också gå att läsa både för en människa och för ett rekryteringssystem. Många system för kandidatspårning, ofta kallade ATS, försöker tolka cv:n och sortera information som kontaktuppgifter, arbetslivserfarenhet och kompetenser. Hur väl de lyckas beror på systemet och hur dokumentet är utformat. Med en enkel layout, tydliga rubriker och en lämplig filtyp minskar du risken för feltolkningar.

1. Vad ett ATS kan och inte kan läsa

Ett ATS kan ofta hitta vanlig text i ett digitalt cv och känna igen återkommande rubriker, datum, arbetsgivare och kompetenser. Det betyder inte att systemet förstår dokumentet precis som en människa gör. Om delar av cv:t ligger i en bild, en grafisk ruta eller en ovanlig layout kan innehållet hamna i fel ordning eller inte läsas alls.

Systemen fungerar inte heller likadant. Ett cv som läses korrekt i ett system kan ge ett annat resultat i ett annat. Därför är det klokt att välja en tydlig och enkel formatering, snarare än att försöka anpassa dokumentet till ett visst systems antagna regler.

Ett ATS kan till exempel känna igen ordet ”projektledning” i en punktlista. Däremot kan det vara svårare för systemet att förstå att en färgad stapel med fem av fem markeringar betyder att du har avancerade kunskaper. Skriv därför ut kompetensen i text, till exempel: ”Projektledning – planering, uppföljning och samordning.”

2. Välj ett lättläst typsnitt och tydlig formatering

Använd ett vanligt, lättläst typsnitt. Exempel är Arial, Calibri, Georgia och Times New Roman. Välj en storlek som är behaglig att läsa på skärm och papper. Brödtext på omkring 10–12 punkter fungerar ofta, medan rubriker kan vara något större.

Håll dig helst till ett eller två typsnitt och använd fetstil för att skapa hierarki. Undvik dekorativa typsnitt, symboler som ersätter bokstäver och stora mängder kursiv text. Använd också en tydlig kontrast mellan text och bakgrund. Svart eller mörk text på vit bakgrund är ett säkert val.

Var försiktig med specialtecken och ikoner. En telefonikon kan se prydlig ut, men den kan ersätta eller dölja själva kontaktuppgiften i vissa läsningar. Skriv hellre:

• Telefon: 070-123 45 67
• E-post: namn@example.se
• Ort: Uppsala

Använd samma format genom hela cv:t. Om du skriver anställningsdatum som ”2021–2023” på ett ställe, undvik att använda ett helt annat datumformat längre ned utan anledning.

3. Håll layouten enkel och använd en kolumn

En layout med en kolumn är vanligtvis ett säkrare val än ett cv med flera spalter. I en flerspaltig layout kan ett system läsa texten kors och tvärs, till exempel en kompetens från högerspalten mitt i beskrivningen av en tidigare anställning.

Placera viktig information i dokumentets huvudflöde. Lägg inte kontaktuppgifter i sidhuvud eller sidfot, eftersom vissa system kan missa den texten. Använd vanliga marginaler och undvik textrutor, flytande objekt och tabeller för att placera ut innehåll.

En säker ordning kan se ut så här:

• Namn och kontaktuppgifter
• Sammanfattning eller profil
• Arbetslivserfarenhet
• Utbildning
• Kompetenser
• Språk och övriga meriter

Du behöver inte använda exakt dessa rubriker, men välj tydliga och välkända formuleringar. ”Arbetslivserfarenhet” är lättare att tolka än en kreativ rubrik som ”Min resa”. Skriv arbetsgivare, befattning och datum på tydliga rader. Beskriv sedan arbetsuppgifter och resultat med vanliga punktlistor.

Exempel:

Projektkoordinator, Nordkust Utbildning

*2022–2025*

• Samordnade tidsplaner och möten för flera parallella projekt.
• Följde upp leveranser och sammanställde statusrapporter.
• Förbättrade rutinerna för dokumentation tillsammans med teamet.

Använd standardiserade punkttecken, som runda punkter. Undvik att skapa egna symboler eller använda flera olika indrag som kan förvirra läsordningen.

4. Använd nyckelord naturligt och skriv ut viktig information

Många rekryterare söker efter relevanta färdigheter, verktyg, utbildningar och yrkesbenämningar. Använd ord från jobbannonsen när de stämmer med din erfarenhet, men skriv inte in kompetenser du saknar. Ett ATS kan hitta ett ord utan att kunna bedöma om du faktiskt har den erfarenhet som krävs.

Om annonsen efterfrågar ”kundservice” och du har arbetat med det, använd gärna just den termen. Skriv inte bara ”hjälpte kunder” om kundservice är en central del av din erfarenhet. Samtidigt bör du beskriva hur du använde kompetensen, till exempel: ”Hanterade kundfrågor via telefon och e-post och dokumenterade ärenden i ett ärendesystem.”

Förkortningar kan också skapa problem om de inte förklaras. Skriv ut termen första gången och lägg förkortningen inom parentes: ”sökoptimering (SEO)”. Om en certifiering, metod eller ett verktyg är relevant, skriv namnet som vanlig text i stället för att visa det enbart med en logotyp.

5. Välj rätt filtyp och kontrollera dokumentet

Följ alltid arbetsgivarens instruktioner om filtyp. Om arbetsgivaren ber om Word-format ska du skicka en .docx-fil. Om instruktionerna säger PDF, använd PDF. När inget anges fungerar .docx ofta bra för fortsatt redigering och systemläsning. En textbaserad PDF kan också fungera, men resultatet beror på hur den skapats och hur systemet hanterar den.

Undvik att skicka ett inskannat cv eller en PDF där varje sida är en bild. Då finns det kanske ingen vanlig text för systemet att läsa. En enkel kontroll är att markera en mening i dokumentet och kopiera den till ett tomt textdokument. Om den inte går att markera och kopiera kan cv:t vara bildbaserat.

Testa också läsordningen. Kopiera hela cv:t och klistra in det i ett enkelt textprogram. Se om namn, rubriker, anställningar och datum hamnar i en begriplig ordning. Om kontaktuppgifterna dyker upp mitt i en arbetsbeskrivning eller om två spalter blandas ihop, förenkla layouten.

Ge filen ett tydligt namn, till exempel `Förnamn_Efternamn_CV.docx`. Kontrollera att dokumentet inte innehåller kommentarer, ändringsmarkeringar eller tomma sidor innan du skickar det.

6. Vanliga formateringsmisstag att undvika

Ett snyggt cv behöver inte vara grafiskt avancerat. Det viktigaste är att innehållet är tydligt, relevant och lätt att hitta. Var särskilt uppmärksam på följande:

• Att lägga erfarenheter eller kontaktuppgifter i sidhuvud, sidfot eller textrutor.
• Att använda tabeller eller flera kolumner för att skapa hela sidlayouten.
• Att skriva viktig information i bilder, diagram eller kompetensstaplar.
• Att ersätta rubriker med otydliga eller skämtsamma formuleringar.
• Att använda ikoner i stället för ord för telefon, e-post eller kompetenser.
• Att skicka en filtyp som inte efterfrågats eller ett dokument som bara består av bilder.

Du behöver inte ta bort all personlig stil. En diskret färg på rubriker kan fungera, och en väl vald profiltext kan göra cv:t mer personligt. Se bara till att inget viktigt är beroende av färg, placering eller grafik för att förstås.

Nästa steg

Gör en enkel version av ditt cv med en kolumn, tydliga rubriker och vanlig text. Följ jobbannonsens instruktioner om filtyp, och kopiera sedan innehållet till ett textdokument för att kontrollera läsordningen. När formatet fungerar kan du finslipa utseendet – utan att göra viktig information svårare för ett rekryteringssystem eller en rekryterare att hitta.