Så följer du upp en jobbansökan – och när du bör göra det

Så följer du upp efter en jobbansökan

Du har skickat in din ansökan och väntar på svar. Ska du höra av dig – och i så fall när? En genomtänkt uppföljning kan visa att du fortfarande är intresserad och göra det lättare för arbetsgivaren att hitta din ansökan. Men tajming och ton spelar roll. Här får du praktiska råd om när du kan följa upp, vilken kanal du kan välja och hur du skriver kort utan att verka påstridig.

Börja med instruktionerna i annonsen

Innan du kontaktar någon, läs jobbannonsen och eventuell bekräftelse på att ansökan kommit fram. Där kan det stå hur rekryteringen går till, när arbetsgivaren planerar att återkomma och om du ska använda en särskild kontaktväg. Följ de instruktionerna i första hand.

Om annonsen uttryckligen säger att arbetsgivaren inte vill ha samtal eller mejl om ansökan, respektera det. En uppföljning är inte alltid lämplig, och den som följer instruktionerna visar också att hen kan ta till sig information.

Har du fått ett datum eller en tidsperiod för besked? Vänta tills den har passerat innan du hör av dig. Om det står att arbetsgivaren återkommer under en viss vecka är det rimligt att ge dem veckan ut, och gärna någon arbetsdag till, innan du skickar ett mejl.

Saknas tidsplan kan du använda ungefär en till två veckor efter sista ansökningsdag som riktmärke. Om ansökningstiden fortfarande pågår kan det vara bättre att vänta tills den är slut. Då minskar risken att du följer upp medan urvalet knappt har börjat.

Välj rätt tidpunkt och håll en rimlig takt

En bra uppföljning är tydlig och avvaktande. Skicka ett meddelande som frågar om processen och bekräftar ditt intresse, inte flera meddelanden som kräver ett snabbt besked.

Ett enkelt upplägg kan se ut så här:

• Om arbetsgivaren har angett en tidsplan: vänta tills den har passerat.
• Om tidsplan saknas: följ upp ungefär en till två veckor efter sista ansökningsdag.
• Om du inte får svar: vänta ytterligare en vecka eller två innan du överväger ett sista, kort meddelande.
• Om du fortfarande inte får svar: gå vidare med andra ansökningar i stället för att fortsätta kontakta arbetsgivaren.

Anpassa förstås tiden efter situationen. Om rollen ska tillsättas snabbt kan det vara rimligt att följa upp tidigare, särskilt om du redan har haft kontakt med rekryteraren. Om det är en lång rekryteringsprocess kan besked dröja. Ett uteblivet svar betyder inte nödvändigtvis att någon har fattat ett slutgiltigt beslut.

Undvik att skicka samma fråga dag efter dag eller att kontakta flera personer samtidigt för att öka trycket. Det kan uppfattas som påträngande och skapar sällan tydligare besked. Om du får veta att processen är försenad, tacka för informationen och fråga när det kan passa att återkomma.

Välj en kanal som passar kontakten

Mejl är ofta ett bra förstahandsval eftersom mottagaren kan svara när det passar och enkelt hitta din ansökan. Använd helst den kontaktadress som anges i annonsen eller i bekräftelsen. Om du har haft direktkontakt med en rekryterare kan du svara i samma mejltråd.

Ett telefonsamtal kan passa om annonsen uppmuntrar sökande att ringa, om du redan har pratat med kontaktpersonen eller om du behöver få klarhet i en praktisk fråga. Håll samtalet kort. Om personen inte svarar kan du lämna ett enkelt meddelande eller skicka ett mejl i stället. Undvik att ringa upprepade gånger.

Professionella nätverk kan fungera om ni redan har kontakt där och dialogen naturligt har förts i den kanalen. Skicka då ett kort, sakligt meddelande. Undvik att skicka privata meddelanden till flera medarbetare för att ta reda på vem som ansvarar för rekryteringen.

Tänk också på att olika kanaler har olika syften. Om du vill fråga om status passar mejl eller ett kort samtal bättre än ett offentligt inlägg. Om du söker en kontaktperson, börja med annonsen och företagets officiella kontaktvägar.

Skriv ett kort och tydligt meddelande

Ett uppföljningsmejl behöver inte vara en ny ansökan. Påminn mottagaren om vilken tjänst det gäller, nämn när du sökte och fråga vänligt om det finns en uppdatering. Bekräfta ditt intresse utan att försöka övertyga på nytt.

Mall: fråga om status

Ämne: Uppföljning av ansökan – [tjänstens namn]

Hej,

Jag skickade in min ansökan till tjänsten som [tjänstens namn] den [datum]. Jag är fortsatt intresserad av rollen och undrar om ni har möjlighet att dela någon uppdatering om rekryteringsprocessen.

Tack på förhand.

Vänliga hälsningar,

[namn]

Mall: tidsplanen har passerat

Ämne: Fråga om rekryteringsprocessen för [tjänstens namn]

Hej,

I annonsen stod det att besked väntades omkring [tidsperiod]. Jag vill gärna höra om tidsplanen har förändrats och om ni kan säga något om nästa steg. Jag är fortfarande intresserad av tjänsten.

Vänliga hälsningar,

[namn]

Mall: efter en intervju

Ämne: Tack för samtalet om [tjänstens namn]

Hej,

Tack för ett trevligt samtal om tjänsten som [tjänstens namn]. Jag uppskattade särskilt att få veta mer om [en konkret del av rollen]. Jag är fortsatt intresserad och ser fram emot att höra om nästa steg när ni har möjlighet.

Vänliga hälsningar,

[namn]

Håll tonen vänlig och professionell. Undvik formuleringar som antyder att arbetsgivaren är skyldig dig ett svar, eller att du behöver ett besked omedelbart. Du kan vara tydlig med din fråga utan att lägga press på mottagaren.

Om du har fått ett erbjudande någon annanstans

Ibland behöver du följa upp snabbare eftersom du har fått ett annat jobberbjudande eller en tidsfrist. Var då ärlig och konkret. Förklara att du fortfarande är intresserad, berätta när du behöver svara på det andra erbjudandet och fråga om arbetsgivaren kan säga något om sin tidsplan.

Exempel:

> Hej, jag vill gärna berätta att jag har fått ett annat erbjudande med svar senast [datum]. Tjänsten hos er är fortfarande mycket intressant för mig. Finns det möjlighet att få veta om ni räknar med att fatta beslut före dess? Jag har förståelse för om ni inte kan ge ett besked ännu.

Det här är inte en begäran om att arbetsgivaren ska skynda på oavsett omständigheterna. Det är relevant information som hjälper båda parter att förstå läget. Om de inte kan ge besked får du själv avgöra hur du vill hantera det andra erbjudandet.

Följ upp och gå sedan vidare

Om du inte får svar efter din första uppföljning kan du vänta en vecka eller två och skicka ett sista kort mejl. Gör det bara om du fortfarande behöver klarhet. Skriv vänligt, hänvisa till ditt tidigare meddelande och fråga om processen fortfarande pågår. Om du inte får svar då, låt det vara.

Fortsätt söka andra jobb medan du väntar. Lägg in ansökningsdatum och eventuell uppföljning i en enkel lista eller kalender, så slipper du hålla allt i huvudet. När du får avslag kan du tacka för beskedet och, om det känns lämpligt, fråga om arbetsgivaren kan ge kort återkoppling. De kanske inte har möjlighet, men ett vänligt svar håller dörren öppen.

Nästa steg

Läs annonsen och bekräftelsen en gång till, markera eventuell tidsplan och välj den kontaktväg arbetsgivaren själv har angett. Om rätt tid har gått, skicka ett kort meddelande med tjänstens namn, datumet du sökte och en vänlig fråga om läget. Följ upp högst en gång till – och fortsätt samtidigt med dina andra ansökningar.