Administrativ assistent: kompetenser

Grundläggande färdigheter

• Planering och prioritering: Arbetsgivare kan be dig beskriva hur du hanterar flera uppgifter och tidsfrister samtidigt.
• Dokumenthantering: De kan fråga hur du skapar, sorterar och hittar dokument eller be dig göra en kort praktisk uppgift.
• Skriftlig kommunikation: De kan bedöma tydlighet, ton och noggrannhet i ett mejl eller ett annat arbetsprov.
• Kalender- och mötesadministration: De kan fråga hur du bokar möten, hanterar ändringar och ser till att deltagarna får rätt information.
• Noggrannhet: De kan kontrollera hur du upptäcker och rättar fel i ett dokument, en lista eller en bokning.
• Grundläggande ekonomiadministration: De kan fråga om din erfarenhet av att hantera utlägg, fakturor eller enklare register.

Tekniska och specialiserade färdigheter

• Kontorsprogram: De kan fråga vilka program du har använt och be dig formatera ett dokument eller sammanställa information i ett kalkylblad.
• E-post och digital kalender: De kan bedöma hur du organiserar inkorgen, bokar möten och hanterar kalenderinbjudningar.
• Databaser och register: De kan be dig visa hur du registrerar, uppdaterar och söker efter information.
• Utrustning för kontoret: De kan fråga om din vana vid exempelvis skrivare, skannrar och videomötesverktyg.
• Informationssäkerhet: De kan fråga hur du hanterar känsliga uppgifter och följer rutiner för åtkomst och delning.
• Språk och korrekturläsning: De kan bedöma din förmåga att skriva och kontrollera texter på de språk som är relevanta för tjänsten.

Personliga färdigheter

• Servicekänsla: De kan använda intervjufrågor eller rollspel för att se hur du bemöter frågor och önskemål.
• Tydlig muntlig kommunikation: De kan bedöma hur du förklarar information och tar emot instruktioner under intervjun.
• Samarbetsförmåga: De kan fråga efter exempel på hur du har samarbetat med kollegor eller andra kontakter.
• Initiativförmåga: De kan be dig beskriva när du upptäckte ett behov och tog ett lämpligt nästa steg.
• Anpassningsförmåga: De kan fråga hur du hanterar ändrade planer eller nya arbetsuppgifter.
• Diskretion och omdöme: De kan fråga hur du skulle agera när du får tillgång till privat eller känslig information.

Så visar du färdigheterna i ditt CV

• Samordnade möten och uppdaterade kalendrar för [team/avdelning], med fokus på tydlig information och smidiga ändringar.
• Organiserade digitala dokument och register så att information blev lättare att hitta och hålla uppdaterad.
• Hanterade inkommande frågor via [e-post/telefon], prioriterade ärenden och hänvisade dem vidare vid behov.

Så bygger du färdigheterna

• Öva på att planera veckan, prioritera uppgifter och dela upp större arbetsuppgifter i mindre steg.
• Träna på kontorsprogram genom praktiska övningar, till exempel att skapa en mötesagenda eller sammanställa en enkel lista.
• Be om ansvar för bokningar, dokumentation eller kommunikation i arbete, studier eller ideella sammanhang.
• Skapa en rutin för att kontrollera stavning, datum, namn och bilagor innan du skickar eller sparar dokument.
• Läs igenom arbetsplatsens rutiner för sekretess, informationshantering och bemötande när du börjar en ny roll.